Hoy en día, la gran mayoría de las empresas cuentan con un sistema ERP, que traduce: “sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de las distintas operaciones internas, desde la producción a la distribución, e incluso en atención a los recursos humanos.
Estos sistemas suponen una gran inversión para las empresas y también un gran aumento en su productividad. Entre sus principales ventajas encontramos que:
– Permite la automatización de los procesos de la empresa.
– La Disponibilidad de toda la información en un solo lugar
– Integración de las distintas bases de datos en un solo programa
– Y no menos importante: ahorro de tiempo y costes.
Tras estos beneficios, ciertamente todas las empresas existentes en la actualidad necesitan este sistema, tanto las multinacionales, como las Pymes, para poder mejorar, automatizar y organizar sus procesos internos, y otros procesos claves de la compañía, como el marketing y las ventas.
Por qué migrar de un programa de gestión a otro
Intentar mantener nuestra empresa en pleno funcionamiento y desarrollo para que sea rentable en todo momento, a veces puede ser un tanto complicado. Todo tiene sus riesgos y dificultades, especialmente cuando pasamos de un programa a otro para mantenerlo todo en marcha; sin embargo, no podemos olvidar que a medida que la tecnología va creciendo a pasos agigantados, cuestiones como estas van dejando de ser un problema, para convertirse en una gran solución. Ahora, las pequeñas empresas están adquiriendo herramientas que antes solo estaban disponibles para grandes corporaciones, y el nivel de competitividad cada vez es más alto.
Migrar a un software ERP es una tendencia cada vez más popular por la variedad de beneficios que ofrece y de los cuales ya hemos mencionado algunos; sin embargo, para muchos este proceso puede generar preocupación ya que, efectivamente se trata de afrontar todo tipo de actualizaciones y no quedarse atrás.
¿Supone un riesgo la migración a un nuevo ERP?, realmente no. Mucho mayor es el problema de estar desactualizado, con un programa que no ofrezca soluciones rápidas ni nos dé la garantía de productividad que todos necesitamos.
¿Por qué hacerlo?
Para las empresas muy pequeñas o recién creadas, un sistema ERP puede parecer innecesario, pero si realmente se planea expandir el negocio, tarde o temprano necesitarás instalar un sistema ERP.
A medida que la empresa crece, también lo hace la carga de trabajo y la complejidad para el personal que lo gestiona de manera exponencial. No nos quedamos para siempre en el periodo inicial, cuyos sistemas gratuitos como el correo electrónico o Excel son suficientes. Frenar la productividad y no poder satisfacer la demanda de los clientes puede relentizar cualquier negocio en una etapa muy importante de su desarrollo.
Migrar a un software de gestión ERP ayuda a los pequeños y medianos negocios a consolidar las actividades comerciales en una aplicación totalmente integrada, simplificando los flujos de trabajo y aumentando la flexibilidad.
Las excusas para resistirse
Si indagamos más en porqué la migración a un nuevo ERP preocupa a muchos, o mejor aún, qué es lo que les preocupa, encontramos que:
Piensan que es muy costoso: si bien, este puede parecer un gasto excesivo para el negocio, hay que tener en cuenta que lo que este sistema busca, es precisamente mejorar la rentabilidad y ahorrar tiempo, que es lo mismo. La versión inicial termina siendo insignificante a todos los beneficios que esta tecnología puede ofrecer a una pequeña, mediana o gran empresa.
Creen que es solo para empresas grandes: Ya lo hemos dicho: el hecho de que una empresa esté comenzando o sea pequeña, no tiene nada que ver con la productividad que esta necesita y los beneficios del uso del ERP. Hay proveedores que adaptan este software a las pequeñas y medianas empresas y aseguran todas sus funcionalidades.
Si te parece que tu empresa es muy pequeña para esto, ¿crees que la forma de gestionar tu negocio es más que suficiente para atraer más clientes, introducir nuevos productos y abrirte a nuevos mercados? Es importante hacerse esta pregunta.
No cuentan con personal de tecnología: Un ERP puede ser implementado y mantenido en compañías que no cuentan directamente con un personal tecnológico. Esta, realmente no es una excusa valedera porque el sistema puede operar sin problema alguno con un proveedor ERP.
Los empleados no tienen tiempo para aprender: Los líderes de la vieja escuela están acostumbrados a ver a sus empleados saturados de trabajo, corriendo de un lado a otro con un montón de papeles mientras sus escritorios están llenos de notas adhesivas, y es obvio, que a este punto estén bastante ocupados como para aprender a usar un nuevo sistema.
Pero es importante tomar en cuenta que cuando se implementa un sistema ERP se libera al personal de todas aquellas tareas manuales, repetitivas y duplicadas que sin duda, absorben un montón de tiempo.
Gracias a la automatización que ofrece contar con un nuevo ERP los departamentos de ventas, finanzas, contabilidad y recursos humanos, pueden contar con todos los datos en un mismo sitio, las actividades diarias se automatizan reduciéndolas a un clic ahorrando tiempo, reduciendo retrasos y trabajo acumulado, y por supuesto, generando mayor productividad.
Adoptar la herramienta y hacer que sea más sencillo para todos los colaboradores que deben usarla diariamente, es muy fácil y seguro con el apoyo de un partner o consultor ERP que esté encargado de organizar la capacitación y hacerle seguimiento al sistema; además de aclarar cualquier duda y orientarles cada vez que sea necesario. ¿Lo mejor? La migración a un nuevo ERP se hace adaptándolo a la necesidad de cada empresa y sus objetivos.
